Күн тәртібі және хаттамалар
Күн тәртібі мен хаттама – жиналыстың ең маңызды екі ингредиенті. Кездесуді ұйымдастыратын адамның ойында кесте, уақыт, орын, қонақтар, жиналыс жоспары және т.б. Сондықтан күн тәртібі мен хаттама арасындағы айырмашылықтарды білу қажет.
Күн тәртібі
Күн тәртібі - жиналыс кестесін немесе бағдарламасын сипаттау үшін қолданылатын сөз. Бұл кездесу барысында жасалуы немесе талқылануы қажет істердің тізімі. Ұйымдастырылған кез келген ресми жиналыс оның күн тәртібін жасауды талап етеді. Отырыс барысында мәселелер қаралып, талқыланатын реттілік бар және отырыстың күн тәртібінде бұл реттілік анық көрсетілген. Бұл күн тәртібі қонақтар арасында кездесу кезінде талқыланатын тақырыптармен танысуға мүмкіндік беру үшін кездесу уақытында іс жүзінде өтетін жерге келгенге дейін таратылады. Күн тәртібінің тағы бір мақсаты – қатысушылардың тиісінше дайындалуын және байқаусызда қалып қоймауын қамтамасыз ету.
Минуттар
Хаттама – ресми отырыс кезіндегі іс жүргізудің ресми жазбасына сілтеме жасау үшін қолданылатын термин. Бұл хаттамалар жиналыс кезінде болған оқиғалардың жазбасы ретінде, сондай-ақ біраз уақыттан кейін адамдар ұмытып кеткенін еске салады. Бұл хаттамалар жиналысқа қатыса алмайтындардың барлығына да пайдалы, өйткені олар кездесу барысында болған барлық нәрселермен танысады. Хаттамада отырыстың өтетін орнының атауы, жиналыстың күні мен уақыты, жиналысқа қатысқан барлық адамдардың тізімі көрсетіледі. Бұл минуттарда осы минуттарды алатын адамның аты да бар.
Күн тәртібі мен хаттаманың айырмашылығы неде?
• Күн тәртібі - бұл кездесу кестесі және қонақтарға алдын ала дайындалу үшін кездесу барысындағы іс-шаралардың ретін айтады.
• Хаттама ресми отырыс барысы туралы ресми жазбаны білдіреді. Адамдар ұмытып қалса, болашақ күндегі кездесу кезінде не болғанын еске салу үшін минуттар маңызды.
