Негізгі айырмашылық – хатшы мен қабылдаушы
Хатшы және қабылдаушы кез келген ұйымдағы екі маңызды лауазым, олардың арасында кейбір айырмашылықтарды атап өтуге болады. Бұл екі лауазымның әртүрлі рөлдері, функциялары мен міндеттері бар, бұл бір және бірдей жұмыс деген кең таралған қате түсінікке қарсы. Хатшы жеке көмекші немесе әкімшілік көмекші болса, қабылдаушы ұйымға кірген кезде кездесетін бірінші адам. Хатшы мен қабылдаушы функцияларының айырмашылығын көрейік.
Хатшы деген кім?
Оксфорд ағылшын тілінің сөздігіне сәйкес хатшы – әріптерді теру, жазбаларды жүргізу және т.б. үшін жұмыс істейтін ұйымдағы әкімшілік қызметкер. Хатшының функциялары ұйымның көлеміне байланысты өзгереді. Кішігірім компанияда ол қабылдаушы мен хатшының қосарлы міндеттерін орындауы мүмкін болса, үлкен ұйымдарда ол бастығының кестесін ұйымдастыратын, барлық хаттарды қабылдайтын және жауап беретін, керек-жарақтарға тапсырыс беретін, бастығымен кездесулерді жоспарлайды, маңызды хаттарды тереді және т.б.
Хатшыда орта мектеп немесе оған теңестірілген диплом болуы және жылдам теру дағдылары болуы керек. Көптеген компаниялар хатшы деңгейінің қосымша сертификаты бар адамдарды жалдауды жөн көреді. Енді екеуінің арасындағы айырмашылық туралы нақты түсінік алу үшін қабылдаушы рөлдерін түсінуге көшейік.
Ресепшн деген кім?
Ресепшн қызметкері әдетте адамдармен алдыңғы үстелде амандасып, олардың талаптарына байланысты әртүрлі бөлімдерге бағыттауы керек. Ол сондай-ақ кіріс қоңырауларға қатысып, сұрақтарға жауап беруі керек және шағымдарды тыңдауы керек. Ұйымдағы маңызды адаммен кездесуді қалайтын адамдар кездесу күні мен уақытын білу үшін осы адаммен кездесуі керек.
Кез келген компанияға қоңырау шалған кезде, сіз әдетте ресепшн қызметкерінің дауысын естисіз. Қабылдау қызметкері барлық келушілерге қатысуы керек және оларды таң қалдыру үшін жағымды мінезі, көмекші көзқарасы және тәтті дауысы болуы керек. Ол барлық іскерлік сұрауларға барынша тиімді қатысып, кездейсоқ сұрауларды шынайы тұтынушыларға айналдыру үшін оның телефон этикеті болуы керек.
Сонда хатшы мен қабылдаушының рөлдері, жауапкершілігі мен функцияларында үлкен айырмашылықтар бар екені анық.
Хатшы мен қабылдаушының айырмашылығы неде?
Хатшы және қабылдаушы анықтамалары:
Хатшы: ұйымдағы хаттарды теруге, есепке алуды жүргізуге және т.б. жұмыс істейтін әкімшілік қызметкер.
Қабылдау қызметкері: Кеңсеге келушілерді қарсы алатын және олармен жұмыс жасайтын адам.
Хатшы мен қабылдаушының сипаттамалары:
Міндеттері:
Хатшы: Хатшы бастығының кестесін ұйымдастырады, барлық хаттарды қабылдайды және оларға жауап береді, керек-жарақтарға тапсырыс береді, бастығымен кездесулерді белгілейді, маңызды хаттарды тереді, т.б.
Ресепшн қызметкері: Қабылдау қызметкері адамдарды қабылдау үстелінде қарсы алады және олардың талаптарына байланысты оларды әртүрлі бөлімдерге бағыттайды. Ол сондай-ақ кіріс қоңырауларға қатысуы және сұрауларға жауап беруі және шағымдарды тыңдауы керек.
Талаптар:
Хатшы: Хатшылық дағдылары туралы сертификат қажет.
Қабылдау қызметкері: Арнайы дағдылар қажет емес; дегенмен адамның жағымды мінезі, көмекші көзқарасы және тәтті дауысы болуы керек. Ол өз жұмысында да тиімді болуы керек.
